KI-System-Register
Erstellen Sie Ihr KI-Inventar in 5 Minuten
Nach dem EU AI Act sollten Unternehmen dokumentieren, welche KI-Systeme sie einsetzen. Unser Tool hilft Ihnen dabei, ein vollständiges Register zu erstellen — kostenlos und sofort als PDF.
Wichtiger Hinweis
Dieses kostenlose Tool dient ausschließlich zur ersten Orientierung und stellt keine Rechtsberatung dar. Die Ergebnisse sind nicht rechtsverbindlich. Für verbindliche rechtliche Einschätzungen empfehlen wir die Konsultation eines Fachanwalts für IT-Recht.
5 Minuten
Schnelle Erfassung aller KI-Systeme
PDF-Download
Professionelles Register zum sofortigen Gebrauch
EU AI Act
Compliance-konform nach EU 2024/1689
Kostenlos
Vollständig kostenfrei nutzbar
KI-System-Register: Die wichtigsten Fakten
- Rechtsgrundlage: Art. 11 und Art. 18 der Verordnung (EU) 2024/1689 sowie DSGVO Art. 30
- Pflicht ab: Hochrisiko-KI ab 2. August 2026, empfohlen für alle KI-Systeme ab sofort
- Was dokumentiert wird: Alle KI-Systeme mit Anbieter, Einsatzzweck, Risikokategorie, Daten, Verantwortlichem
- Empfohlene Aktualisierung: Mindestens vierteljährlich oder bei Systemänderungen
- Typische Kosten externer Erstellung: 2.000–8.000 € (Beratung + Dokumentation)
- Kivity Register-Tool: Kostenlos, 5 Minuten, professionelles PDF-Register
Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689 | Zusammenstellung: Kivity.de
Warum braucht Ihr Unternehmen ein KI-System-Register?
EU AI Act Dokumentationspflicht
Art. 11 und Art. 18 der EU-Verordnung 2024/1689 verlangen eine umfassende Dokumentation aller eingesetzten KI-Systeme. Das Register schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
DSGVO Art. 30
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gilt auch für KI-basierte Datenverarbeitung. Ein KI-Register ergänzt perfekt die DSGVO-Dokumentation.
Grundlage für Risikoklassifizierung
Erst mit einer vollständigen Übersicht können Sie die Risikokategorien nach EU AI Act korrekt zuordnen und entsprechende Maßnahmen ableiten.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Ein strukturiertes Register schafft Klarheit über KI-Einsatz, Verantwortlichkeiten und mögliche Risiken — intern und gegenüber Aufsichtsbehörden.
Audit-Vorbereitung
Bei Compliance-Prüfungen oder Behördenanfragen haben Sie alle Informationen zu Ihren KI-Systemen strukturiert und abrufbereit verfügbar.
Was gehört in ein KI-System-Register?
Basis-Informationen
Einsatzbereich und Zweck
Risiko & Compliance
Schritt-für-Schritt: KI-System-Register erstellen
KI-Inventur durchführen
Identifizieren Sie alle eingesetzten KI-Tools: von ChatGPT über CRM-KI-Features bis hin zu automatisierten E-Mail-Antworten. Denken Sie auch an SaaS-Tools mit integrierten KI-Funktionen.
Verantwortlichkeiten zuweisen
Bestimmen Sie für jedes KI-System eine verantwortliche Person. Diese sollte das System kennen, regelmäßig nutzen oder für dessen Einsatz verantwortlich sein.
Risikokategorien zuordnen
Klassifizieren Sie jedes System nach EU AI Act: minimal, begrenzt, hoch oder verboten. Diese Einordnung bestimmt die erforderlichen Compliance-Maßnahmen.
Datenschutz prüfen
Analysieren Sie, welche Daten jedes KI-System verarbeitet. Prüfen Sie DSGVO-Konformität, Auftragsverarbeitungsverträge und erforderliche Datenschutz-Folgenabschätzungen.
Dokumentation anlegen
Erfassen Sie alle Informationen in einem zentralen Register. Nutzen Sie ein strukturiertes Tool statt einfacher Excel-Tabellen für bessere Nachvollziehbarkeit.
Regelmäßig aktualisieren
Überprüfen Sie das Register mindestens vierteljährlich. Bei neuen KI-Systemen oder wesentlichen Änderungen sollte eine sofortige Aktualisierung erfolgen.
Häufige KI-Systeme in Unternehmen
Diese KI-Tools nutzen die meisten Unternehmen bereits. Erkennen Sie Ihre Systeme wieder?
ChatGPT/Copilot
Für Textarbeit, E-Mails, Dokumentation
Transparenzpflicht beachten
KI-Chatbot
Website-Chat, Kundenservice
Transparenzpflicht erforderlich
KI im Recruiting
Bewerbungsscreening, HR-Entscheidungen
Umfangreiche Dokumentation nötig
KI-Übersetzung
DeepL, Google Translate
Meist unkritisch
KI-Bildgenerierung
DALL-E, Midjourney, Stable Diffusion
Bei kommerzieller Nutzung prüfen
KI-Datenanalyse
Business Intelligence, Predictive Analytics
Zweck und Daten entscheidend
Wichtig zu beachten:
- • Auch integrierte KI-Features in bestehender Software müssen erfasst werden
- • SaaS-Tools mit KI-Funktionen gehören ins Register
- • Browser-Extensions mit KI sind oft übersehen, aber dokumentationspflichtig
- • Bei Unsicherheit über die Risikokategorie: lieber höher einstufen
Best Practices für ein EU AI Act konformes Register
Zentrale Verwaltung
Nutzen Sie ein strukturiertes Register-Tool statt verteilter Excel-Listen. So vermeiden Sie Inkonsistenzen und haben alles an einem Ort.
Versionierung
Dokumentieren Sie Änderungen mit Datum, Verantwortlichem und Grund der Änderung. So haben Sie eine nachvollziehbare Historie.
Regelmäßige Reviews
Planen Sie mindestens vierteljährliche Überprüfungen. Setzen Sie Erinnerungen im Kalender und definieren Sie einen festen Prozess.
DSGVO-Verknüpfung
Verknüpfen Sie das KI-Register mit Ihrem bestehenden DSGVO-Verzeichnis. Viele Informationen überschneiden sich und sparen Zeit.
Schulung der Verantwortlichen
Schulen Sie die System-Verantwortlichen im EU AI Act. Sie müssen ihre Rolle und die Dokumentationspflichten verstehen.
Backup & Sicherheit
Sichern Sie das Register regelmäßig und beschränken Sie den Zugriff auf authorisierte Personen. Compliance-Dokumente sind schützenswert.
Beispiel: KI-System-Register
KI-System-Register
Musterfirma GmbH • Erstellt am 26.3.2026
ChatGPT
Anbieter: OpenAI
Bereich: Marketing
Website Chatbot
Anbieter: Eigen
Bereich: Kundenservice
CRM KI-Features
Anbieter: HubSpot
Bereich: Vertrieb
3 Systeme erfasst • 2 mit begrenztem Risiko • 1 mit minimalem Risiko
Was dieses Tool kann – und was nicht
Das kann das Register-Tool
Das kann das Register-Tool nicht
Wichtiger Hinweis: Dieses Tool dient ausschließlich zur ersten Orientierung und stellt keine Rechtsberatung dar. Die Ergebnisse sind nicht rechtsverbindlich. Für eine rechtssichere Dokumentation empfehlen wir die Prüfung durch einen Fachanwalt für IT-Recht.
Häufige Fragen zum KI-System-Register
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Prüfen Sie in 5 Minuten, wie bereit Ihr Unternehmen für den EU AI Act ist. Personalisierter Score und Handlungsempfehlungen.
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Erstellen Sie professionelle KI-Nutzungsrichtlinien für Ihr Unternehmen. Anpassbar an Ihre Branche und Anforderungen.
KI-Risikobewertung
Bewerten Sie das Risiko einzelner KI-Systeme nach EU AI Act. Systematische Einordnung in Risikokategorien.
KI-Kompetenz Check
Testen Sie das KI-Wissen Ihres Teams. Identifizieren Sie Schulungsbedarfe und Wissenslücken.
Komplette KI-Compliance Suite
Alle unsere Tools sind kostenlos, sofort nutzbar und helfen Ihnen beim Einstieg in die EU AI Act Compliance. Perfekt für den ersten Überblick und die initiale Dokumentation.
Bereit für Ihr KI-System-Register?
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